董事会常设机构 - 公司董事会下设4个专业委员会：审计委员会、提名委员会、薪酬与考核委员会，各专业委员会人员组成由董事会确定，其中审计委员会、提名委员会、薪酬与考核委员会中独立董事应过半数并担任召集人，审计委员会成员不得由公司高级管理人员担任，召集人需为独立董事中的会计专业人士 [1] 会议及提案 - 董事会定期会议提案需通过电话、传真、电子邮件等方式征求董事意见，形成初步书面文字后交董事长，董事长可征求总裁及其他高管意见后拟定提案 [2] - 临时会议需由提议人提交书面提议，董事会办公室当日转交董事长，董事长需在10日内召集会议，若提案内容不明确可要求补充修改 [2][3] - 临时会议提议权包括：代表十分之一以上表决权的股东、三分之一以上董事联名、审计委员会、董事长、二分之一以上独立董事、总裁或公司章程规定的其他情形 [3] - 提案需包含提议人信息、理由、时间地点、明确提案内容及相关材料，且内容需符合公司章程规定的董事会职权范围 [4][5] 会议通知 - 定期会议需提前10日以专人送出、互联网、邮件、传真等方式通知全体董事、总裁及董事会秘书，临时会议可缩短至5日或紧急情况下无需提前通知 [5] - 会议通知需包含会议日期地点、召开方式、提案内容、召集人信息、表决材料、出席要求及联系人，口头通知至少需说明日期地点及紧急情况 [5] - 变更会议提案需在原定会议日前3日发出书面变更通知，不足3日需顺延或取得全体董事书面认可 [6] 会议召集与召开 - 董事会会议由董事长召集主持，董事长不能履职时由半数以上董事推举一名董事履职，若董事缺席导致会议无法召开需向监管部门报告 [6] - 会议需全体董事出席，总裁和董事会秘书应列席，主持人可要求其他人员列席，董事可书面委托其他董事代为出席，委托书需载明委托人受托人信息、提案意见及授权范围 [6][7] - 关联交易中非关联董事不得委托关联董事出席，独立董事与非独立董事之间不得互相委托，董事不得全权委托他人表决 [7][8] - 会议可采用视频、电话、传真或电子邮件等非现场方式召开，以有效表决票或书面确认函计算出席人数 [8] 议事和表决 - 会议需充分讨论提案，独立董事需对需事前认可的提案宣读书面意见，主持人需制止干扰会议行为 [8] - 表决可采用现场或非现场方式，董事需明确选择同意、反对或弃权，未选择视为弃权，表决结果由董事会秘书统计并在规定时间内通知董事 [9] - 决议需经全体董事过半数同意，公司章程规定的担保及交易事项需三分之二以上董事同意，后形成的决议优先于矛盾决议 [9] - 董事需回避关联交易等情形，无关联关系董事过半数出席可形成决议，不足3人需提交股东会审议 [9][10] 会议记录与档案 - 会议记录需包括会议届次、时间地点、出席情况、提案内容、董事发言要点、表决结果等，并由董事、董事会秘书及记录人员签字 [10][11] - 会议档案包括会议通知、委托书、表决票、会议记录等，由董事会办公室保存，保存期限为十年以上 [11][12] 决议公告与执行 - 决议公告需按监管规定办理，与会人员需保密，决议执行情况需在后续董事会通报 [12] 其他事项 - 议事规则修订条件包括法律法规变更、公司章程修改或董事会股东会决定修改，规则自发布之日起生效 [12]