董事会会议类型及召开条件 - 董事会会议分为定期会议和临时会议 定期会议每年至少在上半年和下半年各召开一次 [3] - 临时会议需在特定条件下召开 包括代表1/10以上表决权的股东提议 1/3以上董事联名提议 审计委员会提议 董事长认为必要 全体独立董事过半数同意 总经理提议或证券监管部门要求时 [2][3] - 临时会议需通过董事长办公室或直接向董事长提交经签署的书面提议 提议需包含提案内容 理由 时间 地点 方式及联系方式等要素 [2][3] 会议通知及变更程序 - 定期会议需提前10日发出书面通知 临时会议需提前5日发出书面通知 通知方式包括直接送达 传真 电子邮件等 非直接送达需电话确认并记录 [4] - 经全体董事一致同意或情况紧急时 可通过电话或其他口头方式发出临时会议通知 但需在会议上说明 [4] - 变更定期会议时间 地点或提案需在原定会议召开前3日发出书面变更通知 不足3日需顺延或取得全体董事认可 临时会议变更需事先取得全体与会董事认可 [5] 董事出席及委托规则 - 董事会会议需过半数董事出席方可举行 董事连续两次未亲自出席或12个月内未亲自出席次数超过期间会议总次数的二分之一时 需作出书面说明并披露 [5] - 董事因故不能出席需书面委托其他董事代为出席 委托书需载明委托人及受托人姓名 对每项提案的简要意见 授权范围 表决意向及有效期 [6] - 关联交易审议时非关联董事不得委托关联董事 独立董事不得委托非独立董事 涉及表决事项时委托人需明确同意 反对或弃权意见 不得无明确意向或全权委托 [7] - 一名董事不得在一次会议上接受超过2名董事的委托 也不得委托已接受2名其他董事委托的董事 [7] 会议召开方式及表决机制 - 会议以现场召开为原则 必要时经召集人 提议人同意可通过视频 电话 传真或电子邮件等方式召开 也可采取现场与其他方式同时进行 [7] - 非现场方式召开的会议 以视频显示 电话发表意见 收到有效表决票或事后书面确认函计算出席人数 [8] - 表决实行一人一票 以记名和书面方式进行 表决意向分为同意 反对或弃权 未选择或中途离开视为弃权 [9] - 表决统计由董事会秘书在独立董事监督下进行 现场会议当场宣布结果 其他情况需在下一工作日前通知结果 [10] 决议形成及回避规则 - 董事会决议需超过全体董事人数半数的董事投赞成票 法律法规或公司章程要求更多董事同意的从其规定 [10] - 董事需在关联交易 证券监管规定或公司章程要求时回避表决 回避情况下会议需过半数无关联关系董事出席 决议需无关联关系董事过半数通过 不足3人时需提交股东会审议 [10][11] - 提案未获通过且条件未发生重大变化时 1个月内不得再审议相同内容提案 [11] 会议记录及档案管理 - 会议记录需包含会议届次 时间 地点 方式 通知发出情况 召集人 主持人 董事出席情况 议程 提案审议要点 表决方式及结果等 [12][13] - 董事会秘书可制作会议纪要及决议 相关人员需在会议记录上签名确认 董事需对记录和决议签字确认 有不同意见时可书面说明或向监管部门报告 [13] - 会议档案包括会议通知 材料 签到簿 授权委托书 录音资料 表决票 会议记录 纪要 决议及公告等 由董事会秘书保存 保存期限为10年以上 [14]