文章核心观点 公司为保障国家经济安全、保护社会公共利益及自身利益，维护境外发行证券及上市过程中的信息安全，规范档案管理，依据相关法律法规和公司章程制定本制度，对境外发行证券及上市全过程的保密和档案管理作出规定 制度适用范围 - 本制度适用于公司境外发行证券及上市全过程，包括准备、申请、审核/备案及上市阶段 [1] - 本制度适用于公司及其子公司、分公司，香港办事处可根据当地情况参考执行 [1] 保密和档案管理要求 - 公司及证券服务机构应贯彻相关规定，增强保密和档案管理意识，建立健全制度，落实责任，不得泄露国家秘密和国家机关工作秘密，不得损害国家和公共利益 [2] - 公司提供或公开披露涉及国家秘密、国家机关工作秘密的文件资料，需报主管部门批准并报保密行政管理部门备案 [2] - 公司对文件资料是否涉密不明确或有争议，应报有关部门确定，按规定程序处理 [3] - 公司提供可能对国家安全或公共利益造成不利影响的文件资料，应按规定履行程序 [3] - 公司提供文件资料时应按保密规定处理并提供书面说明，证券服务机构应妥善保存 [4] - 公司与证券服务机构提供涉密文件资料应签订保密协议，不符规定的服务协议应协商修改 [5] - 公司发现涉密文件资料泄露或可能泄露，应立即采取补救措施并报告 [5] 会计档案和工作底稿管理 - 公司提供会计档案或复制件应按规定履行程序 [6] - 证券服务机构境内工作底稿应存放在境内，出境需办理审批手续，涉密的有严格限制 [6] 境外监管检查和调查 - 境外监管机构检查或调查取证应通过跨境监管合作机制，公司等配合前需向中国证监会或有关主管部门报告并取得同意 [7] 自查和检查 - 公司应定期自查保密和档案管理事项，可视情况检查证券服务机构执行情况，证券服务机构应配合 [7] - 检查包括现场和非现场检查 [7] 违规处理 - 公司发现违规行为应视情节提出整改措施，监督整改进展，拒绝整改可报告政府主管部门 [7][8] - 违反相关法律法规的，由有关部门追究法律责任，涉嫌犯罪移送司法机关 [8] 其他规定 - 公司应遵守拟上市地或上市地其他法律规则要求 [8] - 本制度未尽事宜按国家法律和公司章程执行，与法律法规不一致以法律法规为准 [9] - 本制度自董事会审议通过之日起生效，由董事会负责解释及修改 [9]