董事会秘书任职条件 - 董事会秘书需熟悉公司经营情况和行业知识 具备专业知识 良好个人品质和职业道德 较强公关能力和处事能力 [2] - 应由公司董事 总裁 副总裁 财务总监或其他高级管理人员担任 兼任董事时不得以双重身份作出需分别履行的行为 [2] - 必须取得深交所认可的董事会秘书资格证书 具备财务 管理 法律专业知识和工作经验 [2] - 存在七类禁止任职情形 包括被证监会处罚 被交易所认定不适合任职 三年内受行政处罚或公开谴责等 [2][3] 董事会秘书职责范围 - 负责公司信息披露事务 协调信息披露工作 组织制定信息披露管理制度 [3] - 管理投资者关系和股东资料 协调与监管机构 股东 中介机构及媒体的信息沟通 [3] - 组织筹备董事会和股东会议 参与会议并负责董事会会议记录及签字确认 [3] - 负责信息披露保密工作 在未公开信息泄露时及时向交易所报告并公告 [3] - 督促董事和高管遵守证券法规及公司章程 在违规决议时提醒并立即向交易所报告 [3] 任免与履职程序 - 董事会秘书由董事长提名 董事会聘任或解任 需在IPO后三个月内或原任离职后三个月内完成聘任 [4] - 聘任需向交易所报送推荐书 个人简历 学历证明及资格证书复印件 [4] - 需同时聘任证券事务代表 在董事会秘书不能履职时代行职责 [4] - 解聘需具备充分理由 被解聘或辞职时需向交易所报告并公告 秘书可提交个人陈述 [5] - 出现禁止任职情形 连续三个月不能履职 重大工作失误或违反法规造成损失时 需在一个月内解聘 [5] 工作保障与制度安排 - 公司需建立工作制度为董事会秘书履职提供便利 董事 财务总监等人员应支持配合其工作 [6] - 董事会秘书有权了解公司财务和经营情况 参加信息披露相关会议 查阅所有文件并要求提供资料 [6] - 履职受不当妨碍时可直接向证券交易所报告 [6] - 需与董事会秘书签订保密协议 要求任职期间及离任后持续履行保密义务 [6] - 离任前需接受董事会和审计委员会审查 在监督下移交档案文件和待办事项 [6]