董事会秘书的职责与定位 - 董事会秘书是公司高级管理人员 对公司和董事会负责 需忠实勤勉履行职责 [2] - 作为公司与证券监管机构及证券交易所的指定联络人 [2] - 负责管理董事会办公室这一信息披露事务部门 [2] 董事会秘书的任职资格 - 需具备从事相关职业的学历或职称 以及法律、财务、金融、管理等领域3年以上工作经验 [2] - 必须取得证券交易所颁发的董事会秘书培训合格证书 [2] - 存在六种禁止任职情形 包括最近三年受证监会行政处罚、被交易所公开谴责三次以上等 [2] 董事会秘书的任免程序 - 由董事长提名 董事会聘任或解聘 并需向证券交易所备案并公告 [2][3] - 解聘需有充分理由 不得无故解聘 [3] - 出现四种情形时应当解聘 包括连续三个月以上不能履行职责或出现重大工作失误造成投资者重大损失 [4] 董事会秘书的核心职责 - 负责公司信息披露事务管理 包括组织制定信息披露制度、协调信息披露工作 [5] - 负责投资者关系管理 协调公司与监管机构、投资者、媒体等的信息沟通 [5] - 筹备组织董事会会议和股东会会议 参加相关会议并负责董事会会议记录工作 [5] - 负责公司股票及其衍生品种变动管理 保管董事、高管持股资料并披露变动情况 [5] 董事会秘书的履职保障 - 公司应为董事会秘书履行职责提供便利条件 董事、财务总监及其他高管应配合其工作 [6] - 董事会秘书有权了解公司财务和经营情况 参加涉及信息披露的会议 查阅相关文件 [7] - 履职过程受到不当妨碍时 可直接向证券交易所报告 [7] 证券事务代表的设置 - 公司董事会应当聘任证券事务代表协助董事会秘书工作 [7] - 董事会秘书不能履行职责时 证券事务代表应代为履职 [7] - 聘任后需及时公告并向交易所提交推荐书、聘任书、通讯方式等资料 [7] 离任与空缺处理 - 离任时需接受董事会和审计委员会的离任审查 办理档案文件和工作移交手续 [4] - 空缺期间董事会应及时指定董事或高管代行职责 并报交易所备案 [4] - 空缺超过三个月时 董事长应代行职责并在六个月内完成聘任 [4] 制度实施与修订 - 制度由公司董事会负责解释 经董事会审议通过后生效实施 [8] - 若与日后新颁布法律法规冲突 以国家法律法规及证监会、交易所最新规定为准 [8]