董事会会议类型与召开条件 - 董事会会议分为定期会议和临时会议，每年至少召开两次定期会议[3] - 临时会议需在特定条件下召开，包括代表十分之一以上表决权的股东提议、三分之一以上董事联名提议、审计委员会提议、过半数独立董事提议或公司章程规定的其他情形[2][9] - 临时会议提议需通过书面形式提交，载明提议人信息、理由、时间、地点、方式、明确提案及联系方式[1] 会议提案与通知流程 - 定期会议提案由董事会秘书征求各董事意见后交董事长拟定，董事长需视需要征求总经理和其他高级管理人员意见[1] - 会议通知需提前十日（定期会议）或五日（临时会议）通过专人送达、传真、邮件等方式提交全体董事、总经理及董事会秘书，非直接送达时需电话确认并记录[2] - 紧急情况下可通过电话方式发出临时会议通知，但需在会议上说明[2] - 会议通知需包含会议日期、地点、期限、事由、议题及发出通知日期，口头通知至少包括日期、地点及紧急情况说明[3] 会议召开与出席要求 - 董事会会议需过半数董事出席方可举行，总经理和董事会秘书应当列席，主持人可通知其他有关人员列席[3] - 董事原则上需亲自出席会议，因故不能出席时需书面委托其他董事代为出席，委托书需载明委托人及受托人信息、缺席原因、对每项提案的意见、授权范围及签字日期[4] - 委托出席受限情况包括关联交易时非关联董事与关联董事不得相互委托、独立董事与非独立董事不得相互委托、董事不得全权委托或接受全权委托、一名董事不得接受超过两名董事的委托[4] 会议审议与表决机制 - 会议以现场召开为原则，必要时可通过视频、电话、传真或电子邮件等电子通信方式召开，非现场方式参会董事人数按有效表决票或书面确认函计算[4][5] - 主持人需逐一提请董事对提案发表明确意见，独立董事专门会议审议的提案需由一名独立董事宣读审议情况[6] - 表决实行一人一票制，以举手和计名方式进行，表决意向分为同意、反对和弃权，未选择或中途离开视为弃权[6][7] - 决议形成需超过全体董事人数半数投赞成票，担保事项需经出席会议的三分之二以上董事同意，不同决议矛盾时以后形成的决议为准[7][8] 会议记录与档案管理 - 会议记录需包含会议日期、地点、召集人、出席董事姓名、会议议程、董事发言要点及表决结果[10] - 与会董事需对会议记录和决议签字确认，有不同意见时可书面说明或发表公开声明，未签字确认视为完全同意[10] - 会议档案包括会议通知、材料、签到簿、授权委托书、表决票、会议记录及决议等，由董事会秘书保存，保存期限为十年以上[10][11] 其他重要规定 - 董事需对关联交易等事项回避表决，回避时会议需过半数无关联关系董事出席，决议需无关联关系董事过半数通过，不足三人时提交股东会审议[8] - 提案未获通过且条件未发生重大变化时，董事会一个月内不得再审议相同提案[9] - 二分之一以上与会董事或两名以上独立董事认为提案不明确或不具体时可暂缓表决，提议董事需明确再次审议条件[9] - 董事会需严格按股东会和公司章程授权行事，不得越权形成决议，与会人员需对会议内容及决议保密[8][9]