境外发行上市保密和档案管理制度适用范围 - 制度适用于公司境外发行证券或上市交易全过程 包括准备 申请 审核 备案及上市阶段 [1] - 制度适用于公司及合并报表范围内所有下属企业 包括子公司和分公司 [1] 保密义务和责任要求 - 公司要求提供服务的证券公司及证券服务机构严格遵守国家法律法规和本制度规定 增强保密意识并建立健全工作制度 [2] - 公司应与相关方签订保密协议 明确证券公司及证券服务机构承担的保密义务和责任 [5] - 若现有服务协议或保密条款与国家规定不符 公司需及时协商修改相关约定 [5] 涉密文件处理程序 - 提供或披露涉国家秘密或国家机关工作秘密的文件前 必须报有审批权限的主管部门批准并报同级保密部门备案 [2] - 对是否涉密不明确或有争议的文件 需报保密行政管理部门或业务主管部门确定 [2] - 经确定不涉密的文件可径行提供或披露 涉密文件则需履行批准程序后方可提供 [3] - 提供可能对国家安全或公共利益造成不利影响的文件时 需严格履行国家规定的相应程序 [3] 文件提供和保存要求 - 向证券公司及证券服务机构提供文件时 应按国家保密规定处理并提供执行情况的书面说明 [3] - 要求证券公司及证券服务机构妥善保存公司提供的书面说明以备查 [3] - 要求相关机构妥善保管获取的文件资料 其信息系统和设备需符合国家规定 [5] 工作底稿管理 - 境内形成的工作底稿应当存放在境内 出境需按国家规定办理审批手续 [6] - 涉密或涉及国家安全的工作底稿不得在非涉密系统中存储处理 未经批准不得携带或传输至境外 [6] 跨境监管配合 - 境外监管机构检查或调查需通过跨境监管合作机制进行 [6] - 配合境外检查或提供文件前 必须经中国证监会或有关主管部门同意 [6] 自查和监督机制 - 公司定期对涉密事项进行自查 并可检查证券公司及证券服务机构执行制度情况 [7] - 发现违反制度行为时可采取责令改正 通报批评等整改措施 监督整改进展 [7] - 对拒绝整改的可向政府主管部门报告 [7] 泄密应对和法律追责 - 发现国家秘密泄露或可能泄露时应立即采取补救措施并及时向有关机关报告 [5][7] - 任何违反保密法 档案法等法律法规的行为将依法追究法律责任 涉嫌犯罪的移送司法机关 [7] 制度效力和解释 - 本制度未尽事宜按国家法律法规 上市地监管规则及公司章程执行 [8] - 制度与法律法规或章程不一致时 以法律法规及章程规定为准 [8] - 制度由董事会负责制定 解释和修订 自董事会审议通过之日起生效 [8]