文章核心观点 - 公司制定印章管理规定旨在规范印章管理流程 保障印章使用的严肃性和权威性 防范运营风险并维护公司利益 [1] 印章管理范围 - 公司印章仅包含公章和合同专用章 [1] - 职章指刻有董事长及其他有签批权限人员名字的印章 [1] - 部门印章包括职能部门印章和业务部门的图纸专业印章 [1] 印章刻制流程 - 刻制申请需填写《刻制印章申请表》并严格按照审批流程办理 未经授权不得私自刻制 [1] - 审批流程为:申请部门填写→部门负责人批准→主管条线领导审批→总经理审批→董事长核准(如需) [2] - 印章刻制由行政管理中心负责 通过公安部门指定刻章单位完成 刻制书面资料需存档 [2] - 印章启用需填写《印章领用记录》 载明领用日期、部门和印模 由领用人和发放人共同签字 [2] 印章保管与监管 - 实行保管员和监管员双人管理制度 在公司指定地点存放和使用 [2] - 未启用智能印章系统的印章 保管员承担保管责任 监管员承担监督责任 双方共同保证印章安全 [2] - 已启用智能印章系统的印章 保管员承担保管责任 流程发起人承担用印文件责任 [2] - 保管员离岗需指定临时代管人 填写《印章代为管理台账》并办理交接手续 [2] - 印章移交需填写《印章移交审批表》和《印章移交登记表》 注明移交人、接交人、监交人及移交时间等信息 [2] 用印审批要求 - 公章和合同专用章使用需通过OA系统提出申请 填写《合同(非合同)用印申请表》 注明文件名称、用途、金额及份数 [3] - 需按照《公司印章使用审批流程与权限表》审批 审批权人在OA系统审批后方可用印 [4] - 授权签署合同需提供授权委托书 经授权委托人签字后方可用印 [4] - 对外签订合同必须完成合同审批流程后方可用印 [4] 印章使用规范 - 用印需在审批后7个工作日内完成 超期未注明合理原因需重新申请 合理原因可延长5个工作日 [4] - 启用智能印章系统的用印流程需在9天内完成 超期需重新申请 [4] - 印章外带需总经理审批 申请表需标注"外带使用"并写明预计归还日期 业务结束后第一时间交还 [5] - 外带期间印章只限用于申请事由 需保管员陪同办理 借用人和保管员共同承担责任 [5] - 用印文件原则上需上传OA系统 特殊情况需核对纸质文件与电子版一致性 [5] - 用印后需建立和登记《印章使用管理台账》 智能印章系统可选择电子台账 [6] - 用印流程结束后需上传最终版文件的扫描件 经保管员审核后方能结束流程 [6] - 审批及用印结束后附言说明或添加附件无效 流程有效期内未用印需终止流程 已用印不允许撤销或删除 [6] 印章停用与销毁 - 印章停用需在OA系统提出申请 填写《印章停用审批表》和《印章封存登记表》 旧印章封存3年后销毁 [6] - 印章销毁需填写《印章销毁审批单》和《印章销毁登记表》 经保管员和监管员共同见证下销毁 [7] - 印章出现磨损、断裂或模糊等异常情况需暂停使用 报告并移交行政管理中心处置 按流程刻制新章 [7] - 印章丢失需立即报告 说明丢失时间、地点及原因 疑似被盗需报警并保护现场 同时进行登报声明和公示 [7] 规定执行与解释 - 本规定未尽事宜依照国家法律、法规及《公司章程》执行 相悖时以法律、法规及公司章程为准 [7] - 规定自董事会审议通过之日起生效 由董事会负责解释 [8]