内部信息传递管理制度总则 - 公司制定内部信息传递管理制度旨在及时准确收集经营管理信息并确保内部有效沟通 依据《公司法》《企业内部控制基本规范》及《公司章程》等规定[1] - 内部信息传递指公司内部各管理层级通过内部报告形式传递生产经营管理信息的过程[1] - 该制度是公司内部控制体系的有机组成部分 以绩效考核标准为中心建立层次分明的内部报告体系[1] 内部报告分类 - 上传型内部报告包括董事会年度工作报告 审计委员会年度履职报告 年度财务报告 分子公司和部门年度及半年度工作总结 分子公司月度经营进度表 月度财务报表[1] - 下传型内部报告包括公司年度工作规划 分子公司和部门年度工作计划 月度经营计划[1] - 重大或突发事件需编制专项内部报告[1] 信息收集与处理 - 信息收集部门需关注市场环境政策等外部信息变化 广泛收集分析整理内外部信息并传递至相关管理层级[2] - 公司根据成本效益原则获取信息 利用行业协会中介机构供应商客户网络媒体来信来访及监管部门等渠道[2] - 信息需经审核筛选和鉴别 确保真实性合理性 内部报告应简洁易懂及时传递[2] 内部报告审核与传递机制 - 公司建立内部报告审核制度 传递前需经部门负责人审核 重要信息需专人复核传递过程[3] - 制定严密传递渠道 利用信息技术强化信息集成共享 构建科学内部报告网络体系[3] - 管理层为信息系统开发提供足够必要资源支持 促进业务活动目标实现[3] 内部沟通与职责分工 - 各部门按职责权限进行沟通 包括上行下达和同级传递[4] - 公司通过统一岗位说明书界定工作内容职责权限及上下级关系 并经管理层审阅批准[4] - 员工通过岗位说明书与部门管理层沟通及实际工作理解职责 通过新员工培训部门内部培训等知晓活动目标[4] 反舞弊与举报机制 - 公司重视反舞弊机制建设 坚持惩防并举重在预防原则[4] - 设立员工信箱投诉热线等渠道鼓励员工及利益相关方举报投诉违法违规行为[4] - 审计部作为独立监察部门受理举报 建立举报投诉制度和举报人保护制度 明确处理程序时限和要求[4] 重大信息范围与报送程序 - 重大信息包括重要会议重大交易重大关联交易重大诉讼仲裁重大变更重大风险事项及持续进展等[5] - 重大信息需率先传递至证券投资部 信息报送义务人以书面形式向董事会秘书或证券事务代表报送[5] - 紧急事项需第一时间通知董事会秘书 后续补交审阅签字书面材料[5] 信息持续报送与责任 - 信息报送义务人需持续关注信息进展并及时履行报送义务[5] - 董事会秘书可要求提交工作计划和经营情况信息 包括生产经营投资融资合同诉讼仲裁人事变动等[6] - 董事高管知悉重大信息需及时通知董事会秘书并报送董事长 董事会秘书立即向董事会报送并做好信息披露[6] 内部报告使用与风险评估 - 管理人员利用内部报告管理指导生产经营 协调各部门和分子公司运营进度 严格绩效考核和责任追究[6] - 管理层根据业务部门生产经营分析数据及时决策 特殊事项需以专题报告提交审阅[6] - 公司利用内部报告进行风险评估 识别分析内外部风险 确定应对策略 及时解决反映问题 重大风险启动应急预案[7] 信息提供与监控 - 公司及时向适当人员提供足够信息 使其高效履行职责[7] - 各级管理人员及时获取分析信息判断应对措施 不同级别管理人员获取详略程度不同的信息[7] - 信息适当汇总以满足详查需求 及时获取传递信息以利监控事件活动并对经济行业控制问题迅速反应[7] 内部报告保密与保管 - 内部报告涉及商业秘密内容均属保密范围 接触使用员工均有保密责任[7] - 通过信息技术对重要文档和系统访问权限进行密保和限制 确保内部报告仅在内部及相关人员间流转[7] - 董事会秘书和证券投资部根据内幕信息多少和重要程度确定保密等级传递范围和接触人员[8] 内部报告存档管理 - 各部门和分子公司指定专人分类保管内部报告 按影响程度确定保管年限 超年限报告按规定销毁 影响重大报告永久保存[8] - 管控部负责日常经营信息报告存档 证券投资部负责定期报告对外公告及相关中介机构报告保管[8] - 季度半年度年度财务报告由财务部门管理 审计报告由审计部存档[8] 内部报告评估与改进 - 公司定期对内部报告形成和使用进行全面评估 至少每年度进行一次 客观评价其在生产经营中的作用[9] - 评估重点关注及时性有效性和安全性 发现缺陷及时整改[9] - 评估与绩效考核挂钩 形成奖惩机制 保证内部信息传递工作不断改善和提高[9] 制度适用范围与执行 - 本制度适用于公司及各控股子公司[9] - 未尽事宜按相关法律法规行政规章及证监会和上海证券交易所有关规定办理[9] - 制度修改权和解释权属于董事会 自董事会审议通过之日起实施[9]