核心观点 - 公司制定外部信息报送及使用管理制度以加强定期报告及重大事项在编制审议和披露期间的信息管理 确保信息公平披露并杜绝内幕交易等违法违规行为 [1] 制度适用范围 - 外部信息使用人指因法定或其他特殊原因在公司信息披露前获得未公开信息的外部单位或个人 [1] - 对外报送内幕信息包括向政府等部门报送年度统计报表等资料 或因申请授信贷款融资商务谈判申报专利等事项需提供未公开重大信息的特殊情况 [1] 信息保密义务 - 公司董事高级管理人员及其他内幕信息知情人在定期报告临时报告编制和重大事项筹划期间负有保密义务 不得通过业绩座谈会分析师会议投资者调研社交媒体等任何形式途径泄露内容 [2] - 外部单位或个人不得泄露所知悉的公司未公开重大信息 不得利用内幕信息买卖公司证券或建议他人买卖 [3] 信息报送流程 - 职能部门对外报送信息时需由经办人员向接收方提供内幕信息保密提示函并要求签署回执 回执需列明使用报送信息的单位或人员情况 [2] - 定期报告披露前不得向无法规依据的外部单位提前报送统计报表等资料 应拒绝此类要求 [2] - 向特定外部信息使用人报送定期报告相关信息时 提供时间不得早于公司业绩快报披露时间 且业绩快报披露内容不得少于提供信息内容 [2] 特殊情况处理 - 进行商务谈判银行贷款等事项时 因特殊情况需提供未公开重大信息的 应要求对方签署保密承诺 保证不泄露信息并承诺在公告前不买卖公司证券 [3] - 各部门子公司分公司向外部提供未公开重大信息时 必须要求对方按内幕信息知情人登记制度登记备案 [3] - 需对外报道或在网站刊物刊登信息时 应按敏感信息管理制度登记备案并抄报信息披露事务管理部门 以确定是否需及时披露 网站发布信息需经信息披露事务管理部门同意并由董事会秘书签发 [3] 材料保管与责任追究 - 外部信息使用人签署的保密协议承诺函回执等材料由公司信息披露事务管理部门统一保管 保管期限为十年 [3] - 外部单位或个人因保密不当致使重大信息泄露应立即通知公司 公司需第一时间向山西证监局上交所报告并公告 违规使用未公开信息致使公司遭受经济损失或利用内幕信息买卖证券的 公司将依据内幕信息知情人登记制度及相关法规追究责任 触及刑律的移交司法机关处理 [4] 制度解释与生效 - 制度解释权归属公司董事会 由董事会制订并修改 [4] - 制度自董事会批准之日起生效 [4]