公司治理结构完善 - 制定独立董事专门会议制度以完善法人治理结构并发挥独立董事作用 [1] - 独立董事需满足不在公司担任除董事外其他职务且与主要股东无利害关系等条件 [1] - 独立董事负有忠实勤勉义务需按法律法规及公司章程履行职责维护公司整体利益和中小股东权益 [1] 会议召开机制 - 会议需定期或不定期召开原则上提前三天通知但经全体独立董事一致同意可不受时限限制 [2] - 会议以现场召开为原则可采用视频电话或其他方式若通讯方式则签字视为出席并同意决议 [2] - 会议需全部独立董事出席方可举行每年至少召开一次半数以上可提议召开临时会议 [2] 会议主持与表决规则 - 会议由过半数独立董事推举一名召集主持召集人不履职时两名及以上可自行召集并推举主持 [2] - 表决实行一人一票记名投票方式 [2] - 独立董事可委托其他独立董事代出席需提交包含委托人被委托人姓名代理事项投票指示等内容的授权委托书 [3] 需经会议审议事项 - 关联交易承诺变更豁免收购应对措施等事项需经会议审议且全体独立董事过半数同意后方可提交董事会 [3] - 独立董事行使聘请中介机构提议召开临时股东会或董事会等职权前需经会议审议且全体独立董事过半数同意 [4] - 公司需披露独立董事行使职权情况若不能正常行使需说明理由 [4] 会议组织与记录要求 - 会议通知需包含召开时间地点方式议题联系人等不定期会议至少包含时间地点方式 [4][7] - 董事会秘书负责会议安排会议需有记录载明独立董事意见并由独立董事签字确认 [4] - 会议讨论需记录事项基本情况意见依据合法合规性对中小股东影响结论性意见等内容 [4] 意见表达与档案管理 - 独立董事需发表明确独立意见包括同意保留反对或无法发表意见并说明理由分歧时需分别记录并披露 [5] - 会议档案需包含通知材料签到簿授权委托书表决票决议记录等由董事会秘书保存保存期限为十年 [5] - 公司需保障会议召开提供工作条件资料人员支持并承担相关费用 [5] 保密与报告义务 - 出席会议独立董事均需对议定事项保密不得擅自披露信息 [5] - 独立董事需向年度股东会提交述职报告包含专门会议工作情况 [6] - 制度自董事会审议通过之日起生效修改时亦同未尽事宜按国家法律及公司章程执行由董事会解释 [6]