董事会秘书的职责与定位 - 董事会秘书是公司高级管理人员 对公司和董事会负责 负责管理信息披露事务部门 并作为与上海证券交易所的指定联络人 [1] - 主要职责包括办理信息披露事务 督促公司遵守信息披露规定 管理投资者关系和股东资料 协调与监管机构及媒体的沟通 组织筹备董事会和股东会会议 [2][3] - 董事会秘书需确保董事会和股东会决策程序合规 在董事会做出违规决议时需提醒并记录 同时负责信息保密和应对泄密事件 [3] 董事会秘书的任职资格与限制 - 任职资格要求具有良好的职业道德 具备财务、管理、法律等专业知识和必要的工作经验 [1] - 禁止任职情形包括最近3年受证监会行政处罚或市场禁入 被交易所公开认定不适合担任 最近3年受公开谴责或3次以上通报批评 [2] - 拟聘任人员如涉嫌犯罪被立案调查或存在重大失信记录 公司需披露原因并提示风险 [2] 董事会秘书的任免程序 - 董事会秘书由董事长提名 董事会聘任或解聘 解聘需具备充分理由 不得无故解聘 [4][5] - 公司需同时聘任证券事务代表 在董事会秘书不能履职时代行职责 并及时公告聘任信息 [4] - 董事会秘书空缺期间 董事会需指定董事或高管代行职责 超过三个月后由董事长代行 [6] 董事会秘书的工作细则 - 董事会秘书有权了解公司财务和经营情况 查阅所有文件 并要求相关部门提供资料 履职受阻时可直接向交易所报告 [4] - 负责董事会和股东会的筹备、会议记录、文件保管及决议公告 确保会议程序合规 [7] - 信息披露需符合真实、及时、公平原则 达到及时性、准确性、完整性、合规性要求 [8] 董事会秘书的法律责任与行为规范 - 董事会秘书需承担高级管理人员的法律责任 违反法律或公司章程给公司造成损失时应赔偿 [9] - 禁止行为包括挪用公司资产、擅自存储资金、违规担保、谋取商业机会、泄露公司秘密等 [9][10] - 出现未能履行职责、违反规定或泄露机密等情形时 董事会应终止聘任 [9]