董事会秘书职责 - 负责公司信息披露事务 协调信息披露工作 组织制定信息披露管理制度 督促遵守信息披露规定 [4] - 负责投资者关系管理 协调与证券监管机构 投资者 实际控制人 中介机构及媒体间的信息沟通 [4] - 筹备组织董事会会议和股东会会议 参会并负责董事会会议记录及签字 [4] - 负责公司信息披露保密工作 在未公开重大信息泄露时立即向交易所报告并披露 [4] - 关注媒体报道并主动求证真实情况 督促公司等相关主体及时回复交易所问询 [4] - 组织董事及高级管理人员进行法律法规培训 协助了解信息披露职责 [5] - 督促董事及高级管理人员遵守法律法规和公司章程 在知悉违规决议时提醒并立即向交易所报告 [5] - 负责公司股票及其衍生品种变动管理事务 [5] - 履行法律法规和交易所要求的其他职责 [5] 任职资格 - 需具备财务 管理 法律等专业知识及良好职业道德 [2] - 董事或其他高级管理人员可兼任 但独立董事不得兼任 [3] - 存在六类情形者不得担任 包括被采取市场禁入措施 被公开认定不适合任职 近3年受证监会行政处罚或交易所公开谴责/通报批评等 [3] 职权保障 - 公司需为董事会秘书履行职责提供便利条件 董事 财务负责人及其他高级管理人员应支持配合其工作 [5] - 董事会秘书有权了解公司财务和经营情况 参加涉及信息披露的会议 查阅文件并要求相关部门提供资料 [5] - 履行职责受不当妨碍时可直接向交易所报告 [5][8] - 公司应保障其作为高管人员的地位和职权 允许其参加各类决策会议并对合规性发表意见 [10] - 有权调阅信息披露相关文件 查阅会计账簿 要求相关人员做出说明 并可要求公司就重大事项聘请中介机构出具专业意见 [10] - 公司应确保其有足够时间和精力履行职责 原则上不由董事长或总经理兼任 [10] - 公司需建立工作协调机制 确保其能及时获取相关信息 [11] 任免程序 - 原任离职后三个月内需聘任新董事会秘书 空缺期间由董事会指定董事或高管代职并公告 未指定时由董事长代职 [6] - 空缺超3个月时董事长需代职并在6个月内完成聘任 [6] - 由董事长提名并经董事会聘任或解聘 [6] - 聘任后需及时公告并向交易所提交推荐书 个人简历 学历证明 聘任书及通讯方式等资料 [6] - 公司应聘任证券事务代表协助工作 并在董事会秘书不能履职时代为履行职责 [7] - 解聘需有充分理由 不得无故解聘 解聘或辞职时需向交易所报告并说明原因 被解聘者可向交易所提交个人陈述 [7] - 出现四种情形时公司需在1个月内解聘 包括符合不得任职情形 连续3个月以上不能履职 履职出现重大错误或疏漏造成重大损失 违反规定造成重大损失 [7] - 离职需做好交接工作并接受离任审查 未完成移交手续前仍承担职责 [8] 考核与制度依据 - 工作由公司董事会负责考核 [12] - 依据《公司法》《证券法》《上市公司治理准则》《上海证券交易所股票上市规则》及《公司章程》等制定 [1][2]