独立董事制度定义与职责 - 独立董事指不在公司担任除董事外其他职务且与公司及主要股东无直接或间接利害关系的董事 [1] - 独立董事需独立履行职责不受公司及其主要股东实际控制人影响 [1] - 独立董事对公司及全体股东负有忠实与勤勉义务需按法律法规及公司章程要求履行职责 [2] 独立董事专门会议机制 - 公司设立独立董事专门会议需三分之二以上独立董事出席方可举行 [2] - 会议通知需提前三日发出紧急情况下经全体独立董事一致同意可不受时限限制 [2] - 会议可通过网络电话传真或电子邮件等通讯方式召开签字即视为出席并同意决议 [3] 会议召集与表决规则 - 会议由过半数独立董事推举一名召集人主持召集人不履职时两名及以上独立董事可自行召集 [2] - 表决实行一人一票记名投票方式 [3] - 独立董事需亲自出席会议特殊情况可委托其他独立董事但存在直接利害关系时不得接受委托 [3] 需经专门会议审议事项 - 应当披露的关联交易公司及相关方变更承诺方案被收购时董事会决策等事项需经全体独立董事过半数同意后方可提交董事会 [4] - 独立董事行使特别职权如聘请中介机构提议召开临时股东会或董事会前需经专门会议审议且全体独立董事过半数同意 [4] 会议记录与档案管理 - 会议记录需载明独立董事意见包括重大事项基本情况合法合规性及对中小股东权益影响等 [5] - 投反对或弃权票的独立董事需书面说明理由并签字确认 [5] - 会议档案包括通知材料授权委托书表决票等保存期限为十年 [6] 公司支持与保障义务 - 公司需保证专门会议召开提供必要工作条件运营资料及实地考察支持 [6][7] - 公司需承担会议聘请专业机构及行使职权的费用并提供专门人员协助会议召开 [7] 保密与报告要求 - 出席会议独立董事均需对议定事项保密不得擅自披露信息 [7] - 独立董事需向年度股东会提交述职报告包括专门会议工作情况 [7] 制度效力与解释 - 制度未尽事宜按法律法规及公司章程执行与现行规定冲突时以法律法规及公司章程为准 [7] - 制度自董事会审议通过之日起生效由董事会负责解释 [7]